ZASADY TWORZENIA I DZIAŁANIA HUFCA
1. Zasady określają warunki formalne oraz procedurę tworzenia hufca, zasady organizacyjne pracy komendanta i komendy hufca oraz warunki i procedurę rozwiązania i likwidacji hufca.
II. Tworzenie hufca
2. Hufiec jest terytorialną wspólnotą gromad, drużyn, kręgów i innych jednostek organizacyjnych.
Hufiec może być utworzony na wniosek złożony we właściwej chorągwi co najmniej 15 instruktorów ZHP, pełniących funkcje instruktorskie, o których mowa w § 21 Statutu ZHP, mających przydział służbowy do danego środowiska, złożony do właściwej komendy chorągwi.
3. Obszar hufca powinien pokrywać się z podziałem administracyjnym kraju i obejmować zakresem swego działania gminę, grupę gmin bądź powiat. W dużych aglomeracjach miejskich dopuszcza się istnienie kilku hufców na obszarze jednej gminy, wówczas obszar działania hufca powinien pokrywać się ze strukturą jednostek pomocniczych gminy, bądź w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości. Obszary działalności hufców nie mogą się pokrywać.
4. Komenda chorągwi może wydać zgodę na utworzenie hufca, jeśli na obszarze, na którym utworzony ma być hufiec, spełnione są łącznie następujące warunki:
a) działa co najmniej 10 podstawowych jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 30 ust. 1 Statutu ZHP obejmujących wszystkie grupy metodyczne (zuchy, harcerzy, harcerzy starszych, wędrowników), wyrażających wolę przynależności do nowo tworzonego hufca,
b) działa co najmniej 15 instruktorów przygotowanych do realizacji zadań statutowych hufca, zgodnie z obowiązującymi instrukcjami dotyczącymi pracy z kadrą w ZHP,
c) jest gwarancja pozyskania lokalu na siedzibę władz hufca, miejsce spotkań instruktorskich,
d) istnieje możliwość odbioru poczty elektronicznej,
e) jednostki, o których mowa w lit. a) oraz instruktorzy, o których mowa w lit. b) regularnie opłacają składki członkowskie.
5. Wniosek, o którym mowa w pkt. 2 niniejszych zasad powinien:
1) uzasadniać potrzebę utworzenia hufca
2) zawierać projekt programu rozwoju hufca na okres co najmniej jednej kadencji
3) określać możliwości realizacji zadań statutowych hufca, a w szczególności wykazywać odpowiednie zasoby kadry instruktorskiej.
6. Wniosek powinien być rozpatrzony przez komendę chorągwi w terminie do 2 miesięcy od daty jego złożenia. W tym okresie komenda chorągwi dokonuje dokładnej analizy wniosku, w szczególnych przypadkach może prosić wnioskodawców o złożenie dodatkowych informacji.
7. Zgodnie z § 33 ust. 3 Statutu ZHP na podstawie analizy wniosku i uzyskanych informacji komenda chorągwi może:
1) wyrazić zgodę na utworzenie hufca, wyznaczyć jego obszar działania i siedzibę, zwołać zjazd oraz ustalić listę osób uprawnionych do udziału w zjeździe hufca z głosem decydującym,
2) oddalić wniosek, przedstawiając wnioskodawcom pisemne uzasadnienie negatywnej odpowiedzi.
8. Z inicjatywą utworzenia hufca może wystąpić komenda chorągwi. Wówczas postanowienia pkt. 3-7 stosuje się odpowiednio.
9. Od decyzji komendy chorągwi w sprawie utworzenia hufca przysługuje prawo odwołania do Głównej Kwatery ZHP w terminie 21 dni od daty doręczenia decyzji wnioskodawcy. Decyzja Głównej Kwatery ZHP jest ostateczna.
III. Organizacja Hufca
Na terenie hufca mogą działać szczepy i związki drużyn.
10. Hufiec tworzy warunki do działania podstawowych jednostek organizacyjnych.
11. Prawidłowe działanie hufca, zapewniające realizację zadań statutowych, wymaga spełnienia następujących warunków:
1) komendant hufca powinien posiadać przynamniej stopień podharcmistrza oraz przeszkolenie do pełnionej funkcji, lub spełnić te wymagania w ciągu 1 roku od daty objęcia funkcji
2) instruktorzy kierujący zespołami instruktorskimi powinni posiadać przynajmniej stopień podharcmistrza oraz przeszkolenie do pełnienia funkcji, lub spełnić te wymagania w ciągu 1 roku od daty objęcia funkcji
3) posiadanie podstaw ekonomicznych do wypełniania zadań statutowych.
12. Hufiec może mieć nazwę, imię i sztandar. Tryb przyznawania nazwy, imienia i sztandaru określają odrębne przepisy.
13. Siedziba komendy hufca powinna być oznakowana tablicą w kolorze zielonym .- uzgodnić
14. Hufiec zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji działalności programowej, finansowej i gospodarczej, organizacji wypoczynku letniego i zimowego oraz innych działań hufca, np. współpracy zagranicznej, zgodnie z przepisami prawa, Statutem ZHP i przepisami wewnętrznymi ZHP.
15. Dokumentacja w hufcu prowadzona jest zgodnie z instrukcją kancelaryjną i podlega archiwizacji na podstawie odrębnych przepisów. Wykaz dokumentacji hufca stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
16. Hufce mogą być jednostkami samobilansującymi się chorągwi.
IV. Organizacja pracy komendanta i komendy hufca
18. Komenda hufca pracuje na podstawie regulaminu pracy komendy i komendanta hufca. Przykładowy regulamin pracy komendanta i komendy hufca stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. Na jego podstawie komenda hufca opracowuje własny regulamin, który w sposób szczegółowy określa:
1) organizację wewnętrzną komendy hufca
2) podział zadań pomiędzy członków komendy
3) tryb pracy komendy hufca
4) zadania i organizację pracy zespołów hufca.
Regulamin pracy komendanta i komendy hufca jest publikowany w rozkazie komendanta hufca i ogłaszany w sposób przyjęty w danym środowisku.
19. Komenda hufca tworzy warunki do działania pozostałych władz hufca.
20. Zespoły hufca powołuje i rozwiązuje oraz określa zakres kompetencji komenda hufca, a ogłasza rozkazem komendant hufca.
21. W zależności od potrzeb, możliwości i tradycji hufca komenda hufca może powierzyć realizację części zadań komendy hufca namiestnictwom bądź zespołom instruktorskim hufca. W szczególności:
1) namiestnictwom – zuchowemu, harcerskiemu, starszoharcerskiemu, wędrowniczemu,
2) zespołom – programowemu, organizacyjnemu, kwatermistrzowskiemu, zagranicznemu, ds. promocji, komisji historycznej, inspektoratom, sztabom i innym.
22. Komenda hufca powołuje namiestników, których zadaniem jest:
1) wspieranie działalności drużynowych przez pomoc programową, kształceniową, metodyczną,
2) koordynacja działań prowadzonych przez gromady i drużyny,
3) rzecznictwo spraw drużynowych na forum hufca.
23. Komendant hufca zobowiązany jest do powołania komisji stopni instruktorskich i zespołu kadry kształcącej. W sytuacjach wyjątkowych może działać międzyhufcowy zespół kadry kształcącej. Zasady działania komisji stopni instruktorskich oraz zespołu kadry kształcącej hufca określają odrębne przepisy.
24. Komendant hufca lub wyznaczony przez niego instruktor odpowiada za obieg informacji w hufcu oraz promocję hufca w środowisku działania.
25. Komenda hufca dba o rozwój i koordynuje działalność członków wspierających z przydziałem do komendy hufca oraz Ruchu Przyjaciół Harcerstwa na terenie hufca. Zasady działania Ruchu Przyjaciół Harcerstwa określają odrębne przepisy.
26. Komenda hufca może powołać kapitułę stopni harcerskich – określić jej skład i regulamin pracy, decyzje w tej sprawie komendant hufca ogłasza w rozkazie.
27. W przypadku nieobecności komendanta hufca jego zadania, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa, wykonuje zastępca komendanta hufca lub inna upoważniona przez niego osoba.
28. Komendant hufca wraz ze skarbnikiem lub z inną upoważnioną osobą zobowiązani są do łącznego podejmowania decyzji w sprawach dotyczących zwykłego zarządu majątkiem hufca w ramach pisemnego pełnomocnictwa udzielonego przez Komendanta Chorągwi i Skarbnika Chorągwi. Zasady udzielania pełnomocnictw określają odrębne przepisy.
29. Osoby posiadające pełnomocnictwa udzielone przez Komendanta Chorągwi i Skarbnika chorągwi ponoszą odpowiedzialność materialną i prawną za powierzone im mienie hufca oraz podejmowane decyzje w sprawach finansowo-gospodarczych.
30. Nadzór nad działalnością komendy hufca sprawuje komenda chorągwi zgodnie z § 45 ust. 1 Statutu ZHP.
V. Rozwiązanie hufca
31. Hufiec może być rozwiązany:
1) na wniosek środowiska instruktorskiego wyrażony w formie uchwały zjazdu hufca, lub
2) z inicjatywy komendy chorągwi, po dokonaniu oceny działalności hufca i przeprowadzeniu konsultacji w środowisku.
32. Przyczyną rozwiązania hufca może być w szczególności:
1) zmniejszenie stanu liczebnego jednostek organizacyjnych poniżej liczby wymaganej dla utworzenia hufca, o której mowa w pkt. 2 niniejszych zasad przez okres dłuższy niż jeden rok,
2) zaniechanie przez hufiec prowadzenia działalności lub gdy nie posiada on wymaganych Statutem ZHP władz i brak jest warunków do ich wyłonienia w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy,
3) naruszenie prawa, przepisów wewnętrznych ZHP lub postanowień Statutu ZHP i przy braku warunków do przywrócenia działalności zgodnej z prawem i Statutem ZHP.
33. Uchwałę komendy chorągwi o rozwiązaniu hufca komendant chorągwi ogłasza w rozkazie, określając jednocześnie zmiany przydziałów służbowych instruktorek i instruktorów, przynależność jednostek organizacyjnych hufca i powołując pełnomocnika ds. likwidacji hufca.
34. W miejsce rozwiązanego hufca może zostać utworzony związek drużyn posiadający przydział służbowy do innego hufca. Zasady utworzenia związków drużyn określa odrębna instrukcja.
35. Dokumentację rozwiązanego hufca przekazuje protokolarnie ustępujący komendant hufca do komendy chorągwi.
36. Komenda chorągwi na wniosek pełnomocnika ds. likwidacji hufca decyduje o przeznaczeniu składników majątku ZHP będących w użytkowaniu rozwiązanego hufca, kierując się zasadą, że powinien on być przekazany jednostce (jednostkom), do której (których) został przyłączony rozwiązany hufiec.
37. Od decyzji komendy chorągwi w sprawie rozwiązania hufca przysługuje prawo odwołania do Głównej Kwatery ZHP w terminie 21 dni od daty doręczenia decyzji. Decyzja Głównej Kwatery ZHP jest ostateczna.
38. Objęcie funkcji komendanta hufca następuje z chwilą wyboru przez zjazd hufca.
39. W terminie 14 dni od daty zjazdu hufca ustępujący komendant hufca przekazuje:
1) pełną dokumentację zjazdu hufca, w tym sprawozdanie komendanta i komendy hufca,
2) dokumentację dotyczącą działalności programowej i kształceniowej hufca,
3) składa w komendzie chorągwi rozliczenie finansowe hufca obejmujące okres do dnia przekazania hufca,
4) protokolarnie składniki majątku ZHP będące w użytkowaniu przez hufiec, dokumentację i pieczęcie hufca,
5) informację dotyczącą umów i innych zobowiązań i wierzytelności hufca,
6) ważne informacje dotyczące działalności hufca, w tym informacje na temat współpracy z władzami samorządowymi i innymi partnerami hufca.
40. Przekazanie składników majątku będących w użytkowaniu hufca nowo wybranemu komendantowi odbywa się protokolarnie w obecności przedstawiciela komendy chorągwi i przedstawiciela komisji rewizyjnej hufca.
41. W przypadku niemożności przekazania spraw przez ustępującą komendę hufca protokół sporządza pełnomocnik komendanta chorągwi w obecności komisji rewizyjnej hufca.
42. Wzór protokołu przekazania hufca stanowi załącznik nr 4 do niniejszych zasad.
VII. Przepisy przejściowe i końcowe
43. Postanowienia rozdziału II stosuje się bezpośrednio w stosunku do wniosków o utworzenie hufca złożonych do miejscowo właściwych komend chorągwi po dniu wejścia w życie zasad. Postępowania rozpoczęte lecz nie zakończone przed dniem wejścia w życie niniejszych zasad prowadzi się zgodnie z postanowieniami niniejszych zasad. Właściwa Komenda Chorągwi może domagać się uzupełnienia wniosku zgodnie z postanowieniami niniejszych zasad.
44. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2006 r.
45. W terminie do dnia 31 marca 2007 komendy hufców zobowiązane są do dostosowania pracy hufca do wymagań określonych w niniejszych zasadach.
Załączniki:
1. Wykaz dokumentacji hufca
2. Przykładowy regulamin pracy komendanta i komendy hufca
3. Wzór rozkazu komendanta hufca
4. Protokół przekazania hufca.
Załącznik nr 1
do Zasad tworzenia i działania hufca
WYKAZ DOKUMENTACJI HUFCA
W hufcu prowadzona i przechowywana jest następująca dokumentacja:
a) dokumentacja zjazdu hufca
· sprawozdanie władz statutowych, ocena działalności komendanta i komendy hufca wraz z wnioskami w sprawie absolutorium sporządzona przez komisję rewizyjną hufca, listy uprawnionych do udziału w zjeździe, listy obecności delegatów i gości, protokół komisji wyborczej, protokół komisji skrutacyjnej, protokół z pierwszych posiedzeń władz hufca, protokół obrad zjazdu, projekty uchwał i przyjęte uchwały (w tym program rozwoju hufca),
b) dokumentacja komisji rewizyjnej hufca,
c) dokumentacja sądu harcerskiego hufca (o ile zjazd dokonał jego wyboru),
d) dokumentacja pracy komendy hufca:
· porządek obrad, rejestr podjętych decyzji, protokóły wraz z załącznikami,
e) plan pracy hufca,
f) rozkazy komendanta hufca,
g) spisy harcerskie i ich analizy, opracowania statystyczne,
h) dokumentacja akcji letniej, zimowej, zagranicznej:
· programy, sprawozdawczość ,raport przedobozowy, podpisane deklaracje kadry obozowej, protokoły powizytacyjne, letnie i zimowe przedsięwzięcia programowe, akcje,
i) protokoły przekazania hufca,
j) dokumentacja zespołów działających w hufcu:
· hufcowej komisji stopni instruktorskich:
protokoły z posiedzeń, kopie programów prób w trakcie realizacji oraz wnioski o otwarcie prób, dokumentacja zamkniętych prób, rejestr prowadzonych prób, rejestr prac met...
pleveryday